交通誘導警備、雑踏警備を中心に、人や車両が集まる場所での事故を未然に防ぐべく、幅広い警備業務に携わっている『ヒューマン警備株式会社』。現場で働く隊員はもちろん、隊員を管理する側も、各現場の状況を把握して迅速に対応する必要があるため、日々、多忙を極めています。
そこで、隊員の配置管理を少しでも簡易化するための方法を模索していたところ、「プロキャス警備」の存在を知り、導入を即決したと話すのは、同社で管制業務を担当する柴田健一郎さん。システムのどんな点に魅力を感じたのかを伺っていきます。

「プロキャス警備」導入前は隊員とのコミュニケーションにはLINEを使っていた

ー「プロキャス警備」導入前はどのようなシステムやツールで隊員の上番・下番を管理していましたか？

柴田「電話以外にシステムやツールなどは何も使っていませんでした。唯一使っていたのはLINEです。業務前日にLINEで場所と時間を送って、当日、到着したら隊員から事務所宛てに、到着した旨をLINEしてもらう。上番に関してはそれだけです。間違いなくそこに到着していることを確認するために、現地で、店舗名が書かれた看板の写真を撮って送ってもらったりもしていました。下番に関しては、“終わるまで業務にあたってくださいね”という指示だけです。終わり次第すぐに報告書を事務所に持って来てください！　と隊員には伝えていました。取引先に業務が完了したことを連絡するためには報告書が不可欠なためです」

全員がそろっているかどうかの確認も毎回必要でとにかく手間がかかっていた

ー当時、隊員の管理についてどのような課題を感じていましたか？

柴田「警備業の管理においてもっとも大切なことは、“隊員が、決められた時間に決められた場所にいるかどうか”を確認することです。そのため、一人ひとりとLINEでやりとりすることに加えて、各現場で一番信頼のおける隊員に、“ちゃんと全員そろってる？”と確認を入れるのが常でした。そのため、毎回、上番の管理にすごく手間がかかることがひとつめの課題でした」

LINEの仕様上、過去の会話を遡って確認することが大変だった

ー他にはどんな課題があったのでしょうか？

柴田「2号警備（交通誘導警備や雑踏警備）の仕事は常に同じ現場ではありません。そのため、たとえば8/6時点で8/21の仕事依頼がクライアントからあったとして、隊員に“21日にこの場所に行ってください”とLINEを入れます。その後、8/8に8/12、8/13、8/17の仕事が入ってきて、それぞれの現場の詳細LINEを入れると、8/21の詳細はかなり遡らないと確認できない状態になりますよね。　しかも、8/21当日を迎えるまでの間にも、次の現場の詳細や、8/12、13、17の前日連絡、当日連絡も送り合わないといけないわけですから、お互いに確認が大変になります」

LINEでのやりとりの煩雑さを解消してくれて、かつリーズナブルなシステムを探していた

ーその課題を解決できるシステムを探した結果、「プロキャス警備」導入に至ったのですね。どのような点が導入の決め手だったのでしょうか？

柴田「システムを探す際には、まず、“LINEでのやりとりの煩雑さ”を解消してくれるかどうかをチェックしました。隊員が、エントリーしている仕事の集合場所・集合時間を、LINE画面を遡らなくても確認できることは必須でしたし、管理する側からすると、業務当日、一人ひとりの隊員が現場に到着しているかどうかをシステム画面上でまとめて確認できることが大切でした。また、当日、集合場所に到着した隊員がワンタッチで到着したことを報告できることも理想でした。これらの機能を兼ね備えたシステムを探したところ、弊社が求めている機能を有しているシステムはいくつかあることがわかったのですが、そのほとんどがコスト面に問題がありました」

初期費用、ランニングコストともに納得できたのは「プロキャス警備」だけだった

ー予算内に収まらなかったということでしょうか？

柴田「そうですね。たとえば、ランニングコストで年間数十万だったり、ID発行などの追加費用で結果的に10万円を超えたりと、とてもじゃないけど稟議が通りそうにありません。価格帯を知って困り果てていたところ、『プロキャス警備』が段違いに手頃であることを知り、すぐに上に掛け合って導入を認めてもらいました」

「プロキャス警備」を導入したことで帰宅時間を大幅に前倒しできた

ー実際、「プロキャス警備」を導入したことで隊員管理が楽になりましたか？

柴田「導入前とは全然違います。本当に楽になりました。以前は、すべての隊員に連絡し終えるころには19時前後となり当日の残務処理を行っていると日付が変わることもしょっちゅうでしたが、今では夕刻には翌日の連絡等ができており19時、20時には余裕で帰宅できます。うちと同じような業務内容の会社にはぜひともおすすめしたいです」

「プロキャス警備」導入後、アプリを使いこなせるようになった隊員たちはみんな嬉々として周囲にも自慢している

ー隊員を管理する側が問題なくシステムを使いこなせたとしても、隊員側が手間取るのという問題もあり得ると思いますが、その点はどうだったのでしょうか？

柴田「弊社の隊員の平均年齢は66歳で最高齢は82歳です。そのため、僕が『プロキャス警備』を導入したい！と最初に会社に掛け合った際は、“おじいちゃんたちがアプリを使いこなせるわけないだろう？”と一蹴されました。ところが、それでもごり押しして導入していただいた結果、みんな問題なく使いこなせることがわかったんです。他の警備会社様が導入を渋っているのも同じ理由かと推測されるのですが、これだけは伝えたいのは、“おじいちゃんっていつまでも男の子なんですよ！”ということです。何を言いたいかというと、年齢を重ねていても、みんな新しい機械が大好きなんですよ。でも、本人たちもそのことに気づいていないから、最初はアプリのインストールを嫌がるんです。それでも、“いいからちょっとスマホ貸してよ”と、インストールして説明すると、渋々使い始めたかと思いきや、みるまに新しいアプリを使いこなしているんです」

GPS機能があれば、集合場所を間違えている隊員がいてもすぐに気づいて教えてあげられる

ー隊員のみなさんもアプリを使うことを楽しんでいらっしゃるのですね。

柴田「しかも、使い慣れてくると、“これで仕事の連絡がくるんだよ”って周りのみんなに自慢しだすんですよ（笑）それだけじゃなくて、管理側で入力間違いをすると、電話してきて指摘してくるほどです。嫌がっていたわりにはウキウキで使ってるじゃない！　と、こちらまで微笑ましくなります。アプリを導入して感じる大きなメリットは、GPSによって、間違いなく集合場所に到着していることを確認できるようになった点です。以前は、たとえば銀行でいうと“●●支店”と“●●南出張所”のように、すごく似ている名前の場所に間違えて集合していることもあったのですが、正確な位置情報を確認できるようになったことで、トラブルを未然に防ぐことができるようになりました」

管理する側がシステムの操作に慣れたら、社員のなかから一定数の「モニター」を選んで試用してみるのがおすすめ

ー隊員のスケジュール管理で悩んでいる同業他社に「プロキャス警備」をすすめるとしたら、どんな言葉ですすめたいか教えてください。

柴田「まず、“騙されたと思って6か月間使ってみてください”と言いたいです。なぜ半年かというと、まずは管理する側が使い勝手に慣れるのに1～2か月かかると思うんです。その後、弊社が導入した際の過程を明かすと、まずは複数人の社員に“モニター”としてアプリをインストールしてもらってシステムを“試用”することで、よりわかりやすい表記方法などを見極めていきました。モニターの試用開始から3か月経ったあたりから、各地の隊員にもアプリをインストールしてもらい、そこから3か月経ったあたりで効果が見え始めたので、最低でも6か月は“お試し期間”と思って使ってみることをおすすめします。それで効果を感じなければ辞めればいいだけの話ですが、ほぼ間違いなく効果が出ますよ！　と言いたいですね」

定年後も働いている人の多くは、新しいことへのチャレンジ意欲に満ちている

ーありがとうございます。年配の隊員様が楽しくアプリを使われているお話も大変参考になりました。

柴田「新しいものを使うことを心底嫌っている人って、変化を受け入れられないっていうことだと思うんです。でも、定年を迎えた後も警備の仕事をする人たちは、“生活費を得るため”という理由ももちろんあるとは思うのですが、みんななにかしら、生活に彩りを求めているってことだと思うんです。自分にもまだできることがある、まだなにかやりたいと思っている人たちは、新しい世界を覗いてみたい、新しいものに触れてみたいとどこかしらで思っている。だから、ちょっとしたきっかけを与えてあげると、みんな案外楽しんで使ってくれるので、ぜひみなさんの会社の隊員さんにもそうした体験をさせてあげてほしいですね」